導入事例

株式会社コパンは、中部・関西・北陸エリアに、スポーツクラブ・スイミングスクールを中心として、エステ、旅行、カフェ、トリミングサロン、コインランドリーなど、心身の健康に関わる事業を幅広く展開しています。主にM&Aによって事業拡大を進めており、創業30周年を迎えた2023年７月１日現在、直営スポーツ施設数は64店舗を数えます。

ヨガ、ピラティス、エアロビクスをはじめとするスタジオレッスンは、スポーツクラブ会員様の長期継続において、重要な役割を担うサービスです。ところが人気レッスンの場合、受付開始前にジム内に数十人の行列ができてしまうため、列への横入りや、ご友人のための場所取りなどによる会員間トラブルが起こったり、新規入会者様が参加しづらい、ジム利用者様がストレスを感じるといった問題が生じたりしていました。古典的手法として、整理券配布や記名予約を採用していましたが、受付開始時に行列ができることに変わりはありません。また、そのためだけにスタッフを配置するのは、施設運営として非効率です。そこで「行列ができない」「スタッフ対応が不要」「全員に平等」という観点から、オンライン予約システムの導入を検討。機能やコストパフォーマンスなどを勘案し、「指定席予約 by ライスピ予約」を採用しました。

「指定席予約 by ライスピ予約」導入前の課題

• □ レッスン開始前にできる行列により、トラブルが発生
• □ レッスンに参加しない会員様にとってストレスに
• □ 新規入会者様が参加しづらい
• □ 整理券配布など、スタッフ対応が必要になる

当社では、「指定席予約 by ライスピ予約」の導入にあたり、運用方法についてシミュレーションを行い、「ご予約優先」「予約サービスの利用を希望される会員様には月額1,000円をご負担いただく」「同時に8レッスン枠まで予約可能（一部店舗は16レッスン枠まで予約できるオプションも販売）」「空きがあれば予約なしでレッスンに参加可能」という形でスタートしました。スタジオレッスンは、時間帯によっては定員になりませんし、「行ったときに空きがあれば参加する」というスタンスの方もいらっしゃるからです。
現在は、スタジオおよびプールで実施している全ての無料プログラムで「指定席予約 by ライスピ予約」を活用しています（別途申し込みが必要な有料レッスンなど、一部を除く。また、プールプログラムは、定員に対する参加予約として使用）。レッスン当日の店舗でのオペレーションはとてもシンプルで、会員様からも「使いやすい」「便利」とご好評をいただいています。

レッスン当日の店舗でのオペレーション

＜予約システムを利用している会員様＞

1. ご自身の「席」を予約する
2. スタジオに来る
3. 予約した内容をスマートフォンの画面で確認し、席に着く
4. レッスンを受ける

＜予約システムを利用せず参加する会員様＞

1. スタジオ前に並んで予約締切（開始10分前）を待つ
2. 予約締切の時点で空席があれば、レッスン担当者の指示で空席に着く
3. レッスンを受ける

＜レッスン担当者＞

1. スタジオ床面に貼った数字シールにて「予約席」を確認する（数字シールは車のラッピングに使われるもので、数年利用可能）
2. 予約締切（開始10分前）になったら、予約システムを利用せずレッスンに参加する会員様に対して、「インストラクターモード」を見ながら空席を案内する
3. 案内済みの空席を「インストラクターモード」で予約済みにする

「指定席予約 by ライスピ予約」の導入後、人気レッスンを予約制にしたこともあり、行列にまつわるトラブルが発生しなくなりました。予約サービスの利用者様は、受講数を最大化できるよう各自で調整されるため、無断欠席による空席が生じにくいのも良い点かと思います。
また、会員様からいただくサービス利用料が売上アップにつながりました。スタジオレッスンが混み合う店舗から順次システムを導入していますが、各店とも20～30％の会員様が利用されており、システムの導入・運用費用とサービス利用料の差額を利益化することができています。会員の人数やスタジオの定員にもよりますが、「指定席予約 by ライスピ予約」はクラブ運営者にとって、利益獲得手段の１つとして有効だと考えます。

「指定席予約 by ライスピ予約」の導入効果

• □ スタジオレッスンの行列にまつわるトラブルがなくなった
• □ 無断欠席による空席が減った
• □ 売上アップにつながった
• □ 店舗スタッフが本来業務により注力できるようになった

「指定席予約 by ライスピ予約」を導入してから数年が経ちますが、当初想定していなかったオペレーションの変化や人的ミスにより、エラーが生じることがあります。そういった不幸な偶然やレアケースについても未然防止できるよう、システムをアップデートし続け、より使いやすいものにしていただけたらと願っています。

「指定席予約 by ライスピ予約」は自由度が高く、いろいろな情報を追加することができますが、導入時には「絶対に実現したいこと」と「できればやりたいこと」を切り分けて考える必要があります。欲張りすぎるとオペレーションが複雑になり、導入担当者以外にシステムを使いこなせる人がいない・・・という事態になりかねません。また、伝えたい情報が多過ぎると、会員様にとって見づらくなる可能性があります。システムを安定的に運用できるようになるまでは、表示する情報を絞り込み、必要最小限の機能から使っていくことをおすすめします。